Fonctions

Président et vice-Président

Le Président est responsable du destin de son Club :

il anime (prépare et organise) les réunions
il est l'ambassadeur du Club auprès des autres Clubs
il s'informe et informe à l'intérieur comme à l'extérieur du Club

Il définit les objectifs du Club en s'assurant qu'ils soient partagés

Il met en oeuvre les actions du Club.

Il maintient et essaye de développer l'effectif de son Club et assure un bon fonctionnement partagé et une saine gestion du Club.

Le vice-Président collabore avec le Bureau, il préside les réunions ou comité en cas d'absence du Président.

Secrétaire du Club

Les missions du Secrétaire sont importantes : garant des taches notamment administratives, il assure la pérennité du Club.

Gardien des archives et fournitures du Club
- fanions. insignes, correspondances importantes, comptes rendus des réunions etc.
Mises à jour du fichier du Club (modifications et nouveaux membres)
- Nom, prénom, date et lieu de naissance
- Prénom du conjoint
- Nom du parrain
- Profession, classification et catégorie
- les adresses (personnelle et professionnelle)
- les N° de téléphone (Dom., Prof, portable y compris conjoint)
- adresse e-mail
Convocation de l'Assemblée Générale et l'élection du Président
- avant le 31 décembre N
- rédaction du Procès-verbal de AG et envoi à Zurich et au District. (via Secrétariat)
- à la fin de son mandat (01 juillet N+1) : envoi à la Préfecture avec la composition du nouveau bureau de l'Association
Relations avec le District (via Secrétariat)
- composition du bureau, des responsables (et membres) des Commissions avec leurs coordonnées notamment adresses et téléphones
- information du Président et du bureau sur courriers et documentations reçus par lui
- diffusion et commentaires sur les grandes lignes de la lettre mensuelle du Gouverneur
- information du District sur les faits marquants de la vie du Club (en collaboration avec le Président)
Réception du « Courrier Arrivé » à notre siège (Métropole)
Bulletin ou comptes-rendus des réunions du Club (en collaboration avec le Président)
Les événements familiaux de la vie du Club (plus les anniversaires)

Le Secrétaire du Club est en relation très étroite avec les autres membres du bureau et plus particulièrement avec le Trésorier.

Trésorier du Club

C'est un pilier du club : il prévient et évite des éventuels dérapages financiers pouvant mettre en difficulté le Club. Il collabore étroitement avec l'ensemble du Bureau.

Le compte des présences aux réunions
- pour payer le restaurateur
- pour adresser mensuellement au District le taux d'assiduité
L'effectif du club (nombre)
- pour payer au Rotary International la taxe « per capita » (par semestre)
- pour payer au District une cotisation semestrielle
- pour payer l'Annuaire du Rotary
  - en janvier réception d'un bon de commande (s'assurer auprès du Secrétaire non seulement du nombre mais aussi des modifications des données du fichier )
  - l'encaissement du paiement s'effectue en juin après livraison des annuaires dont il assure la réception.
- pour payer l'abonnement individuel à la Revue le Rotarien
  - à réception d'une facture pro-forma (s'assurer également auprès du Secrétaire non seulement du nombre mais aussi des modifications des données du fichier)
La gestion financière du Club
- appel des cotisations semestrielles (éventuelles relances ...téléphoniques ...écrites)
- paiement des factures
- compte rendu financier annuel avec le bilan de l'année rotarienne.

Le Protocole

Il maintient la tradition et la cohésion du Club, et il veille au bon déroulement des réunions.

L'organisation matérielle des réunions
- en relation avec le restaurateur (nombre et choix des menus ...)
- gardien de la cloche et des fanions des autres Clubs (présents aux réunions)
- organisateur des cérémonies d'intronisation, il veille au Protocole Rotarien
  - s'assure d'un fanion et de l'insigne à remettre
  - prévoit de remettre la documentation rotarienne au nouveau membre
    - annuaire
    - la dernière revue « le Rotarien »
    - le N° spécial du Rotarien
    - copie des statuts de notre association
- l'accueil des visiteurs (plus leurs identités complètes et prévoir, autant que faire ce peut, un fanion si échange de fanions)
Ses interventions aux réunions
- un maître de cérémonie
  - décide du passage à table comme de la fin de la réunion
  - donne lecture du Menu
- assure et règle le chrono de la réunion
  - maître de la cloche avec le Président
  - il intervient dés le départ par une note humoristique (qu'il peut déléguer)
  - il donne la parole au Président
  - il peut aussi retirer celle-ci à des intervenants trop longs ou hors sujet
La cohésion du Club
- maintient de l'amitié entre tous les membres, il veille particulièrement à l'intégration progressive des nouveaux membres et aux conjoints.
- prévient, si besoin est, les éventuels conflits inter-personnes